Garantir a eficiência de um armazém não é uma tarefa fácil, afinal de contas, existe uma série de fatores a serem controlados e um deles é justamente a gestão de processos. Essa prática é importante para qualquer negócio, pois ajuda as empresas a se manterem competitivas no mercado.
Você está interessado em saber mais sobre esse assunto? Neste artigo explicaremos detalhadamente o que é a gestão de processos, quais são os riscos de não estabelecer essa prática e forneceremos algumas dicas que o ajudarão a implementar a administração dos projetos da melhor forma possível no seu armazém. Leia até o final!
O que é a gestão de processos?
Trata-se de um conjunto de práticas que visa buscar o aperfeiçoamento contínuo dos processos de uma empresa. Assim, os gestores têm como objetivo identificar, desenvolver, monitorar e controlar os procedimentos da companhia. Dessa forma, podemos dizer que a gestão de processos inclui um conjunto de ações organizadas e sistemáticas.
Agora você deve estar se perguntando: o que são os processos organizacionais? Não há muitos segredos em relação a esse conceito, pois ele faz referência às atividades feitas pelas pessoas ou equipamentos de uma determinada organização.
Essas atividades podem evolver a prestação de serviços ou até mesmo a transformação de matéria-prima, visando alcançar um objetivo específico. Dessa forma, tais atividades se relacionam com os produtos, serviços e os resultados obtidos pela organização.
Um ótimo exemplo de tudo isso que abordamos está na indústria. Nesse caso, é utilizada matéria-prima com a intenção de desenvolver um produto. Há diversos processos que são seguidos pelas máquinas e pelos operadores até a mercadoria ficar pronta e, na sequência, passar a ser comercializada.
Quais são os riscos de não se estruturar uma gestão de processos?
A gestão de processos é uma prática fundamental para empresas de diferentes segmentos e essa realidade não é diferente em relação aos armazéns. Por isso, esse procedimento deve ser feito com bastante atenção e cuidado.
Caso não haja uma gestão adequada de processos, as empresas podem ser prejudicadas por diversos motivos, como a administração deficiente das atividades, erros, fraudes, queda de produtividade e a dificuldade na delegação de responsabilidades. Abordaremos essas questões detalhadamente na sequência do artigo. Continue lendo!
Administração deficiente de atividades
Diversas são as atividades exercidas em uma empresa, incluindo-se os armazéns, afinal, as organizações contam com diferentes setores (marketing, tecnologia da informação, finanças, contabilidade etc.) e cada departamento tem as suas atividades próprias.
Dessa forma, como há um grande número de procedimentos a serem feitos no cotidiano, sem uma boa gestão de processos, fica complicado de administrar as tarefas. Com isso, torna-se ainda mais difícil focar nas tarefas estratégicas e de maior importância, pois a identificação delas também se torna complexa.
Redução de produtividade
Quando não há gestão de processos, o estabelecimento de prioridades das tarefas torna-se complexo, além de ser mais difícil de automatizar as tarefas de diferentes setores das companhias. Isso porque, para aplicar essa prática, é necessário entender o funcionamento de diversos departamentos e da empresa como um todo.
Dessa forma, a automatização de tarefas fica prejudicada. Com isso, há a diminuição da produtividade, pois os trabalhos não são automatizados, e também não há a identificação de prioridades na companhia, o que também prejudica a rentabilidade do negócio.
Dificuldade na delegação de responsabilidades
Como há dificuldade na identificação de prioridades, torna-se difícil saber quais tarefas devem ou não ser delegadas. Esse fator também contribui para a redução da produtividade dos negócios.
Como otimizar a gestão de processos no seu armazém?
Diante da importância da gestão de processos nos negócios, é necessário pensar em formas de otimizar a implementação desse conceito. No entanto, isso nem sempre é uma tarefa fácil, pois é necessário levar algumas questões em consideração. Entre elas estão o mapeamento e a segmentação dos processos, o investimento em padronização e o uso da tecnologia.
Mapeie e segmente processos
Sem dúvida, o primeiro passo para fazer uma boa gestão de processos é mapear e segmentar todos os procedimentos realizados em sua organização. Dessa forma, será mais fácil ter uma visão clara de diferentes setores e, assim, escolher de forma coerente as áreas e as tarefas que serão priorizadas.
Invista em padronização
A padronização ajuda a estabelecer uma organização nos diferentes processos executados em uma organização. Com isso, podemos dizer que essa prática é um dos fatores que contribuem para a otimização da produtividade, ou seja, mais procedimentos são realizados em menos tempo e com um melhor aproveitamento dos recursos disponíveis (financeiros, humanos, equipamentos). Muito bom isso, não é mesmo?
Utilize a tecnologia a seu favor
Na gestão de processos é muito importante saber utilizar as ferramentas tecnológicas em favor do seu empreendimento. Isso porque, com esses recursos, não será necessário fazer as tarefas manualmente, ou seja, você economizará tempo e recursos nos diversos processos de sua organização.
Vale destacar que é necessário o investimento em tecnologias adequadas de acordo com as necessidades do seu negócio. Dessa forma, a automação de tarefas deve ser feita de maneira estratégica e de modo que favoreça o alcance dos objetivos da organização.
Monitore os resultados
Só será possível saber se todo o procedimento está dando certo ou não se você fizer o devido monitoramento dos resultados. Esse acompanhamento o ajudará a identificar gargalos em diferentes setores, a pensar em melhorias a serem implementadas nos próximos processos e também a verificar quais os procedimentos que apresentam os resultados esperados.
A boa gestão de processos é um dos principais segredos das empresas de sucesso e isso se aplica também aos armazéns. Essa prática ajuda as organizações a otimizarem a produtividade, a estabelecerem foco nas atividades mais relevantes e a delegarem tarefas de forma adequada. Considerando todos esses benefícios, vale muito a pena implementar essa prática em seu empreendimento.
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