O que é WMS e como funciona no armazém?

A tecnologia tem sido uma grande aliada das empresas na busca pelo ganho de eficiência e lucratividade, e neste sentido, hoje falaremos sobre um dos assuntos mais atuais e relevantes quando falamos sobre tecnologia voltada para gestão empresarial e logística: o sistema WMS, que tem sido peça fundamental para tornar o dia a dia de armazéns gerais e operadores logísticos mais produtivo.

Abordaremos nos próximos parágrafos questões como: o que é WMS, como funciona, quais suas vantagens e muito mais.

Tudo de forma bem didática e objetiva para facilitar a sua compreensão, caso você tenha ouvido falar nele apenas de forma bem superficial.

wms entenda o que é e como funciona no armazem

Aproveite o texto, tome nota das suas dúvidas e compartilhe suas perguntas com a gente, através dos comentários. Nossa equipe vai adorar te responder.

Boa leitura!

O que é WMS ?

WMS significa Sistema de Gerenciamento de Armazém, é uma sigla que vem do inglês Warehouse Management System, que é utilizada para designar os softwares que auxiliam as empresas no gerenciamento de informações de estoque de mercadorias, picking, expedição de pedidos, inventário, cross-docking, alocação, reposição e otimização de espaço em seus armazéns.

De forma bem objetiva: WMS é a solução de muitos dos problemas que ocorrem no dia a dia da logística.

O sistema WMS aumenta a eficiência do gerenciamento do estoque, controlando passos importantes como recebimento, inventário, estocagem, faturamento e demais processos internos do armazém.

Além de otimizar diversas questões dentro da cadeia de suprimentos (supply chain) e atividades logísticas de qualquer empresa que lide com estoques de produtos, também fornece informações preciosas para que o planejamento e a gestão do estoque atinjam ainda mais sucesso.

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Como funciona o WMS?

Muita gente tem dúvida sobre como funciona o WMS, e acaba confundindo com um simples “programa de controle de estoque”, o que é um erro, já que em um WMS além de possuir um controle de estoque muito mais apurado, ele cobre uma ampla gama de atividades realizadas dentro da rotina de um armazém ou centro de distribuição.

Um bom sistema WMS é capaz de integrar-se com outros sistemas da empresa, clientes e parceiros, receber e processar dados em tempo real, mantendo atualizadas as informações sobre as quantidades de cada SKU (tipo de mercadoria) em estoque, status dos pedidos em processamento, ponto de ressuprimento, entre outros, facilitando a rotina e as decisões da equipe e gestores da área de logística, que podem conseguir relatórios completos diretamente no programa.

A seguir veremos algumas das principais funções de um sistema WMS:

Como funciona o WMS

Agendamento do recebimento de carga

Alguns sistemas WMS permitem realizar o agendamento de datas, horários e docas para recebimento de cargas, permitindo realizar uma melhor alocação dos recursos e tempo para execução das atividades. Atualmente, muitos sistemas de gestão de armazéns já delegam essa atividade a sistemas específicos para este fim, chamados YMS (Yard Management Systems), que oferecem recursos avançados de gerenciamento e agendamento.

Recebimento e Conferência

Nesta etapa do processo é feita uma conferência de todos os volumes logo na chegada deles ao armazém, bem como o registro de qualquer avaria ou inconsistência que for encontrada no processo.

Endereçamento

Neste momento são checadas as posições vagas no mapa do armazém, bem como as premissas e restrições e então é definido o melhor local para estocar as cargas recebidas. Também são geradas as etiquetas com códigos de barras ou RFID para identificação de mercadorias e lotes, com o objetivo de facilitar a localização das mesmas dentro do armazém.

Armazenamento / Put-away

Partindo das informações de posicionamento estabelecidas na fase de endereçamento, e com as respectivas etiquetas de código de barras ou RFID impressas, é que a equipe operacional do armazém providencia a alocação de máquinas e equipamentos e executa a colocação efetiva da carga nas posições definidas dentro da área de estoque do depósito.

Separação / Picking

Na medida que os pedidos de venda chegam ao armazém, seja via e-mail, documento físico ou integração via EDI ou Web Services, o operador emitirá através do sistema as ordens de separação (picking list), indicando as localizações e quantidades de cada SKU solicitados, providencia a alocação dos equipamentos e equipe e distribui as tarefas para execução do processo de separação, que geralmente é feito com apoio de coletores de dados com leitura de códigos de barras ou RFID.

Expedição

Na etapa de expedição, os ítens que foram separados serão conferidos pela última vez e então colocados em uma área segregada, aguardando o embarque no veículo ou coleta pela transportadora para entrega.

Inventário

Trata-se de um processo muito importante na rotina de um armazém, e nele é emitida uma listagem de todos os itens (SKU) que constam no estoque, e é feita uma contagem e conferência manual, o que pode ser agilizado em muito com o emprego de coletores de dados com leitores de códigos de barras ou etiquetas RFID. O inventário regular é fundamental para a manter a acuracidade do estoque e evitar prejuízos à empresa.

Reports e Controle de Performance

Um ponto negligenciado por muitos gestores de armazém e também por muitos softwares são os relatórios e o controle de performance das operações, e um bom WMS deve ter muito bem resolvidas essas questões, pois sem relatórios assertivos e informações precisas em tempo real é difícil prever e evitar problemas no dia a dia, bem como aproveitar da melhor maneira possível os recursos existentes.

Todas essas facilidades garantem um melhor processamento de pedidos, uma melhor política de devoluções e abre caminho para diversas soluções que vão aperfeiçoar o setor logístico da sua empresa. Isso tudo pode ser realizado utilizando tecnologias como códigos de barras, QRCodes, coletores de dados online, EDI, redes móveis e RFID, uma alternativa ao código de barras, que identifica os produtos à distância. Já o sistema em si, pode ser acessado de tablets, desktop e até smartphones, desde que tenham acesso à internet.

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Quais são os benefícios do software de gestão de armazéns?

A segurança dos dados coletados e a veracidade dos resultados dos comparativos sazonais apresentados pelo sistema são algumas das principais vantagens do WMS, mas estão longe de serem as únicas. Entre os benefícios podemos destacar ainda:

• Agilidade nas operações – Quem possui um bom sistema WMS ganha tempo no processamento dos pedidos, separação, expedição, reabastecimento e faturamento. Isso impacta diretamente na diminuição da quantidade de perdas e avarias, o que gera um resultado positivo no faturamento a médio e longo prazo;

• Controle de estoque mais eficiente – Você vai conhecer melhor sua empresa e dispor de ferramentas mais eficientes de controle. Com isso, seu estoque poderá ser menor, focado nas mercadorias que mais giram e são certeza de movimentação. Isso vai evitar compras desnecessárias, investimentos inadequados, produtos parados e perda de material. Seu bolso e dos seus clientes irão agradecer!

• Melhor aproveitamento de espaço – Com uma boa ferramenta de controle de estoque, vai ser mais fácil realizar uma alocação mais inteligente das mercadorias, bem como a manutenção desse estoque, o que se traduz inclusive em economia com os custos relacionados com movimentação de mercadorias dentro da área do armazém;

• Melhoria da comunicação interna – O software WMS oferece em tempo real uma ampla gama de informações sobre os processos operacionais do armazém, melhorando, com isso, a comunicação da equipe. Isso ajuda a reduzir o número de erros por falha humana e eleva o aproveitamento dos profissionais ao máximo;

• Diminuição no gasto com pessoal – Um bom sistema WMS também gera uma economia nos gastos com equipe. Você verá que com a sua mesma equipe será capaz de atender um volume maior de serviço, uma vez que diversos processos serão otimizados e outros serão feitos de forma automática pelo software. Isso reduz os gastos com mão de obra e torna a rotina dos funcionários mais proveitosa;

• Dados mais precisos para apoiar as campanhas de marketing da empresa e dos seus clientes – Desde os primeiros meses de implementação do programa, você perceberá como os processos serão facilitados, porém, algumas vantagens se mostram com um pouco mais de tempo. Uma delas é o conhecimento maior sobre a sazonalidade e dinâmica dos pedidos, entre outros aspectos do seu estoque ao longo dos meses e datas comemorativas, informações valiosas que podem servir de base para a sua empresa passar a elaborar campanhas de marketing mais assertivas, além de promoções mais vantajosas;

• Clientes mais satisfeitos – Oferecer um serviço mais ágil, mais seguro e com ainda mais qualidade, traz mais credibilidade para sua marca, melhora a imagem da empresa e renova o relacionamento com seus clientes. Prepare-se para vender mais!

• Diminuição do tempo de frete – Reduzindo o tempo de espera entre as etapas de preparação para a expedição, você poderá fazer uma gestão de frete mais competitiva, oferecendo mais rapidez de entrega aos seus clientes e aumentando a produtividade do seu negócio.

Qual a diferença entre WMS e ERP?

Com o avanço das soluções tecnológicas voltadas para a gestão empresarial, é normal que surjam diferentes sistemas. Um deles é o ERP, que centraliza dados da sua empresa, reunindo cadastros, emissão de Notas Fiscais, controle de produção, controle financeiro, pedidos, estoques, faturamento e demais registros do dia a dia do negócio em um único lugar. Isso dá maior visibilidade sobre as informações relevantes e permite o planejamento de ações estratégicas com maior probabilidade de sucesso, além de oferecer análises que facilitam muito a tomada de decisões.

Como você pode perceber pela descrição, ERP e WMS não são a mesma coisa, enquanto o primeiro auxilia na gestão de forma mais ampla, o segundo é especializado e focado na operação logística.

A confusão acontece porque no ERP também é possível inserir informações sobre estoque, mas não se engane: a funcionalidade disponível nele voltada para esta área não chega perto da profundidade e das possibilidades oferecidas pelo WMS, que é um sistema muito mais completo e funcional nesta área, já que é projetado e construído especificamente para gerenciar operações de armazenagem de cargas.

Muitos profissionais também tem dúvidas sobre quais as diferenças entre WMS e TMS, e para isso temos um artigo especialmente escrito para esclarecer este ponto.

Tanto que o recomendado para muitas empresas é operar com os dois sistemas, já que é possível integrar o seu WMS no seu ERP, aliando o melhor controle de armazém com um melhor controle sobre todas as áreas administrativas da sua empresa, de vendas a distribuição de mercadoria.

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