O mundo corporativo está cada vez mais digital, sendo essa uma tendência que aumentará nos próximos anos e que também atingirá empresas que trabalham com armazenagem e estocagem. Então, para fazer uma boa gestão de armazém e manter a competitividade da organização, é fundamental se modernizar.
Neste artigo trazemos 6 melhores práticas para gerenciar eficientemente o armazém nos tempos atuais, além de mostrarmos como aproveitar as novas tecnologias para minimizar os erros operacionais, eliminar prejuízos e aumentar a lucratividade. Acompanhe!
1. Invista em um software de gestão
Há diferentes plataformas de gestão que podem ser aplicadas no seu negócio para automatizar atividades manuais e burocráticas, o que aumenta a produtividade dos colaboradores e reduz custos simultaneamente. Há diferentes tipos de sistemas com finalidades e recursos distintos, veja-os abaixo.
Plataformas de rastreio de entregas
Há aplicativos que são instalados nos celulares do pessoal de campo — motoristas e ajudantes — e facilita a troca de informações entre eles e a transportadora. Isso possibilita rastrear a carga por GPS, registrar ocorrências, controlar os prazos, entre outras funcionalidades.
Um exemplo de uma solução completa e capaz de satisfazer as necessidades de negócios de diversos portes é o Entreguei. O APP é gratuito para motoristas, traz todos os recursos necessários para transportadoras, armazéns e embarcadores, é intuitivo e fácil de operar, oferece treinamento especializado e fornece um atendimento de qualidade.
WMS
WMS quer dizer Sistema de Gerenciamento de Armazém e se trata de um software criado especialmente para satisfazer as necessidades de armazéns gerais ou depósitos de cargas.
Entre as atividades automatizadas pelo sistema de gestão de armazém estão o registro de movimentação, de recebimentos e de saídas de materiais, a separação de produtos, a criação de inventário, a emissão de documentos auxiliares, a conferência de itens e muito mais.
Esses sistemas são utilizados juntamente com coletores de dados (que leem códigos de barras, QR code ou RFID das mercadorias) e podem ser integrados ao ERP da empresa, trocando informações com outros setores.
TMS
O Sistema de Gestão de Transportes (TMS) é destinado para otimizar todo o processo de transporte, facilitando o dia a dia de uma transportadora ou setor de transportes de um operador logístico.
Isso inclui o cadastro de veículos e motoristas, a emissão de documentos fiscais, o estabelecimento de uma tabela de preços de frete, a emissão de conhecimentos de transporte, contratos de frete, o controle de multas, o planejamento e controle da manutenção ou troca de peças, entre outras funções.
2. Utilize o Big Data
O Big Data objetiva recolher dados sobre a empresa em diferentes fontes, como no banco de dados interno da empresa e diversos softwares de terceiros. Ele filtra as informações e seleciona as que podem ser aproveitadas pelos administradores.
Quanto às vantagens fornecidas para um armazém, a tecnologia aumenta a precisão de projeções de demanda, permite que os gestores saibam o nível de aceitação da empresa pelo público, entre outros recursos que trazem uma visão mais ampla do negócio.
3. Invista em Painéis de Gestão à Vista
Os Painéis de Gestão à Vista, ou Dashboards como também são chamados podem ser conectados aos softwares de gestão do armazém de carga e operador logístico, visando fornecer informações precisas em tempo real para que a equipe tenha auto direção, evite erros e ganhe produtividade no dia a dia de suas operações.
Outro ponto fundamental é que através da tecnologia de painéis de gestão os gestores poderão acompanhar em tempo real os principais KPIs – Indicadores Chave de Desempenho das suas operações e com isso tomarem decisões rápidas e mais assertivas, resolvendo rapidamente situações que se não fossem tratadas a tempo poderiam ocasionar diversos problemas e até prejuízos para a organização.
4. Invista na padronização e documentação de processos de trabalho
Implemente tecnologias que uniformizem o trabalho realizado dentro da empresa, ou seja, que faça com que as atividades sejam realizadas de uma mesma forma. Isso reduz a possibilidade de erros, traz uma visão mais ampla do negócio, evita inconsistências e erros, aumenta a produtividade, o engajamento dos colaboradores e a redundâncias em processos.
Para fazê-lo, mapeie os processos da empresa, documente as atividades realizadas, defina a forma mais otimizada de realizá-las e treine os colaboradores para que façam as operações conforme estabelecido na documentação.
Uma boa implantação de WMS para gestão de armazém depende de uma boa documentação de procedimentos, já que ela proporciona uma visão completa e ampla das atividades desempenhadas no negócio, além de automatizar diversas delas.
5. Aproveite a Internet das Coisas
A Internet of Things (IoT ou Internet das Coisas) permite que equipamentos, aparelhos e objetos se conectem à internet e sejam controlados à distância, bem como elimina a necessidade de realizar atividades manualmente.
O armazém pode ser monitorado em tempo real por vídeos e sensores, por exemplo. Você poderá identificar situações de risco mais rapidamente — como roubos, furtos e invasões — e tomar as decisões adequadas para evitá-las.
Outro exemplo é utilizar uma empilhadeira com um coletor de dados acoplado e integrado a um software WMS. Não será necessário que um colaborador digite as informações no sistema, já que o registro da movimentação dos produtos será atualizada automaticamente.
Um tipo de tecnologia interessante para os coletores de dados é o RFID, que utiliza etiquetas colocadas em mercadorias, por exemplo, que podem ser lidas por radiofrequência, escaneando rápidamente múltiplas informações à distância, o que agiliza a movimentação de itens, a atualização de inventário e a gestão de armazém.
Para os leitores convencionais, é necessário levar o aparelho diretamente sobre um código de barras para escaneá-lo. No caso do RFID, basta apontar o leitor para um grupo de caixas, containers ou embalagens para receber as informações.
6. Aposte na comunicação via EDI e Webservices com clientes
EDI e Webservices (WS) são tecnologias que padronizam e otimizam a comunicação entre diferentes sistemas de informação. Elas fazem com que as informações sejam trocadas de forma automatizada, não sendo preciso que as empresas digitem e enviem manualmente dados por email.
Por exemplo, as notas fiscais referentes às mercadorias são recebidas e transmitidas automaticamente para as transportadoras. Isso agiliza as operações cotidianas dos armazéns e elimina ocorrência de falhas.
Não é necessário que os sistemas sejam criados pelo mesmo desenvolvedor, basta que as tecnologias sejam compatíveis com padrões EDI e Webservices.
Destacamos que, para exercer uma boa gestão de armazém nos tempos atuais, é preciso implementar diferentes tecnologias. Também fique atento às tendências na área para que você acompanhe o mercado e esteja à frente de seus concorrentes.
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