Entre os principais erros operacionais que podem acontecer em armazéns estão a falta de comunicação interna, a ausência de planejamento e a recusa à automação dos processos. Essas falhas impactarão negativamente os resultados do negócio em médio e longo prazo e serão prejudiciais ao seu desenvolvimento.
Para que você evite esses problemas, trazemos este conteúdo, que lista e explica algumas das melhores práticas para reduzir as falhas dos processos operacionais de um armazém. Acompanhe!
Treine corretamente os funcionários
Grande parte dos erros ocorre porque os colaboradores não têm a experiência ou o conhecimento técnico necessário para desempenhar suas atividades adequadamente. Por isso, invista em treinamentos para que seus funcionários aprendam a manusear os equipamentos e as máquinas, conheçam técnicas de armazenagem, saibam operar corretamente os sistemas, saibam lidar com problemas, saibam atender bem os clientes, etc.
Além disso, quando seu negócio implementar uma nova tecnologia, é necessário que o pessoal aprenda a utilizá-la. Caso contrário, não aproveitará seus benefícios ou incorrerá em erros na sua utilização.
Por exemplo, ao contratar um sistema de gestão para armazém (WMS), garanta que os funcionários sejam treinados para utilizar seus recursos.
Automatize os processos
Todo armazém tem muitas tarefas que são consideradas repetitivas e burocráticas, como organização de arquivos, atualização do inventário, coleta de informações sobre a carga, entre outras.
Grande parte dessas atividades podem ser delegadas para um software de gestão. Computadores realizam um grande número de atividades rapidamente e sem falhas humanas, como esquecimentos, erros de cálculo, atrasos, entre outros erros, o que contribui em muito para o aumento da produtividade e qualidade do serviço, impactando positivamente na experiência do cliente, bem como na sua satisfação.
Tenha canais de informação eficientes
Falhas na comunicação estão entre os principais motivos pelos quais ocorrem erros operacionais. Um e-mail atrasado, ambíguo ou mal redigido pode gerar retrabalho ou fazer com que pedidos errados sejam separados, por exemplo.
Isso pode ser evitado quando a empresa adota canais de comunicação mais eficientes, como uma plataforma de gestão que permite a troca de mensagens direta entre colaboradores, gestores e parceiros.
Invista na integração entre sistemas via EDI ou Webservices
A tecnologia pode ajudar a evitar falhas na comunicação entre o armazém e seus clientes, e todas as consequências desastrosas que decorrem dessas falhas, já que através da comunicação direta entre sistemas, evita-se a digitação manual de informações, que costuma ser um grande gargalo de tempo, bem como fonte de erros.
Uma solução ideal para esse desafio é o emprego das tecnologias de Troca Eletrônica de Informações (EDI) ou Webservices, as quais viabilizam a comunicação direta entre os sistemas de vendas, lojas virtuais, marketplaces e plataformas integradas de ecommerce dos clientes e o Sistema de Gestão de Armazéns (WMS) do operador logístico.
Não se esqueça do monitoramento
É importante que os gestores estejam sempre acompanhando os números do negócio e as atividades desempenhadas pelos colaboradores para identificar gargalos ou falhas nos processos e solucioná-las antes que se causem impactos maiores nas operações.
Como é inviável monitorar pessoalmente o trabalho de toda a equipe, o tempo todo, você pode usar uma ferramenta que forneça uma visão completa, geral e clara sobre a empresa, além de atualizar as informações em tempo real.
Use os dados de maneira estratégica
Um armazém gera uma volumosa quantidade de dados que devem ser coletados. Mas não basta, simplesmente, colhê-las: elas devem ser utilizadas e analisadas de forma inteligente para encontrar pontos que requerem melhorias no fluxo produtivo e nas operações.
Para fazê-lo, utilize um bom Software WMS que forneça indicadores-chave de desempenho (KPIs), que são métricas que medem o desempenho das operações, desenvolvimento das atividades corporativas, os resultados obtidos e outros aspectos importantes do negócio.
Documente os procedimentos
Mapeie e registre todos os procedimentos e operações desempenhadas na empresa. Quando ocorrer um erro operacional, você saberá onde, quando e em quais circunstâncias ele ocorreu.
Lembre-se de que pessoas, ferramentas e processos formam o tripé que sustenta a eficiência de um armazém. Para garantir a qualidade dos serviços, é importante documentar as atividades realizadas por cada colaborador, como as ferramentas são utilizadas e qual é o nível de eficiência dos processos desejado.
A redução de erros operacionais é fundamental para garantir que o armazém cresça e expanda a sua participação no mercado de atuação. Ao aplicar essas dicas, você conseguirá melhorar a satisfação do cliente, a comunicação interna, a integração entre as equipes, a produtividade dos colaboradores, bem como minimizar os custos do seu armazém.
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